Résumé de la fonction :
Sous la responsabilité immédiate de la directrice générale de SARPAD, l’agent(e) administratif(ve) s’acquitte des fonctions de réceptionniste et d’accueil, fournit des services de soutien administratif et seconde la directrice générale dans les activités du bureau pour faciliter et améliorer les actions de l’organisme. Elle collabore également avec les coordonnatrices des points de service dans les tâches relatives aux services bénévoles et aux prestations de services aux bénéficiaires en conformité avec le mandat et les règlements de l’organisme.
Principales responsabilités :
Accueil :
- Reçoit les appels téléphoniques et les gens qui se présentent, les informe et les dirige vers les ressources compétentes.
- En collaboration avec les coordonnatrices des points de service, effectue les prises de rendez-vous et les suivis des demandes d’accompagnement sur appel.
- Fournit l’information nécessaire aux bénévoles et aux bénéficiaires quant aux services disponibles à SARPAD.
- Forme, supervise et soutient les bénévoles qui sont affectés occasionnellement à l’accueil.
Soutien administratif :
- En collaboration avec les coordonnatrices des points de service, effectue les prises de rendez-vous et les suivis des demandes d’accompagnement sur appel.
- Soutient les coordonnatrices et la direction générale dans le recueil, la saisie et la compilation des données et statistiques nécessaires aux redditions de comptes et aux différents rapports du conseil d’administration
- Propose et tient à jour des systèmes de classement des documents électroniques et papier
- Effectue les commandes et achats de fournitures et gère l’inventaire du matériel du point de service
- Participe aux opérations de la clinque d’impôts
- Fournit un soutien administratif lié à l’organisation et la gestion de la clinique d’impôts, l’accueil des bénévoles et bénéficiaires, la gestion et le suivi des dossiers.
Gestion de la base de données
En collaboration avec l’équipe :
- Assure l’entrée correcte des services rendus et des informations des bénéficiaires et des bénévoles
- Effectue des suivis et mises à jour réguliers : données manquantes, incohérences, profils inactifs, etc.
- Participe à l’amélioration continue de la base de données
Logistique, événements, communication
- Participe à la rédaction et à l’envoi de toutes les communications de SARPAD.
- Collabore à l’organisation et participe aux événements et activités de SARPAD.
- Gère la petite caisse
- Autres tâches connexes
Compétences recherchées :
- Bonne connaissance des enjeux en lien avec les aînés.
- Expérience en contexte multiculturel.
- Faire preuve d’autonomie et d’un leadership mobilisateur.
- Excellente capacité d’organisation et de planification.
- Diplomatie, entregent, dynamisme et capacité d’adaptation.
Atouts
- Compétences de base en comptabilité
- Connaissance de base en fiscalité canadienne (pour la clinique d’impôts)
Exigences :
- Connaissance démontrée d’outils de gestion
- Formation dans un domaine social ou de gestion (toute combinaison d’expériences et de formations jugées pertinentes pourrait être reconnue équivalente)
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit, anglais parlé
- Écoute active, excellente capacité d’organisation
- Capacité à s’adapter rapidement aux changements et à gérer plusieurs dossiers simultanément
Conditions d’emploi :
LIEU DE TRAVAIL : bureau de Côte-des-Neiges, 6555 chemin Côte-des-Neiges, bureau 442, Montréal, H3S 2A6
HORAIRE DE TRAVAIL : 4 jours par semaine
HEURES SEMAINE : 28 hres par semaine travail occasionnel le soir et la fin de semaine (vous pouvez récupérer ces heures durant la même semaine)
SALAIRE : entre 21 et 23 $ de l’heure + avantages sociaux, selon l’expérience et les diplômes (Éligible à l’assurance collective après la période de probation)
STATUT D’EMPLOI : Poste contractuel (renouvelable à chaque année)
ENTRÉE EN POSTE : 12 janvier 2026
COMMENT POSTULER :
Envoyez votre curriculum vitae et une lettre de motivation à : coordosarpad@sarpad.com
Date limite pour postuler : 19 décembre 2025
Veuillez prendre note que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
